1. Xác định nhu cầu sử dụng
Không chỉ với máy in mà tất cả các món đồ nào đó khi bạn đang dự định mua, bạn cần phải xác định rõ nhu cầu sử dụng từ đó chọn ra loại máy phù hợp để tránh phải bỏ ra một số tiền lãng phí và có thể sử dụng được tối đa hiệu suất sử dụng. Sẽ là rất lãng phí nếu như bạn mua một chiếc máy in mầu trong khi hầu hết thời gian sử dụng lại là in văn bản đen trắng.
Trước tiên bạn hãy nhớ lại xem gần đây bạn thường hay in những tài liệu gì đen trắng hay in màu. Máy in đen trắng sẽ rẻ hơn khá nhiều so với máy in màu, đó là chưa kể đến việc nó dễ sử dụng hơn. Một điều quan trọng là bạn cần phải xác định rõ những gì mà mình đang in ra chứ không phải là những gì mà mình sẽ in trong tương lai vì biết đâu có thể bạn sẽ không cần tới những thứ đó nữa. Người dùng luôn tỏ ra tham lam và muốn những thứ mà mình mua có càng nhiều tính năng càng tốt nhưng nếu không sử dụng tới chúng thì chẳng khác nào việc bạn đang dùng “dao mổ trâu để giết gà” vậy chính vì thế hãy mua máy in đen trắng nếu bạn cần in đen trắng và mua máy in màu nếu cần in màu.
2. Tìm hiểu rõ về loại máy in
Hiện nay có hai loại máy in phổ biến đó là máy in phun và máy in laser. Trước đây còn có một loại máy in nữa là máy in kim, loại máy in này thường có một số khuyết điểm như khi in phát ra tiếng ồn, tốc độ in chậm; chất lượng in không cao, độ nét thấp... cho nên hiện nay ít được ưa chuộng. Loại máy in cũng quan trọng không kém nhu cầu sử dụng của người dùng vì chúng đều có những ưu nhược điểm khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng nên bạn sẽ cần phải cân nhắc xem loại máy nào sẽ phù hợp cho công việc của mình.
Máy in phun
Máy in phun rất phổ biến bởi chúng có khá nhiều mẫu mã và tầm giá để bạn lựa chọn. Thông thường chúng được thiết kế với các resistor rất nhỏ nằm tại các lỗ phun mực (được gọi là jet hoặc nozzles). Khi máy in hoạt động một dòng điện sẽ chạy qua resistor để nung nóng mực làm cho nó vỡ ra và bắn vào mặt giấy với tốc độ rất cao.
Sở dĩ máy in phun phổ biến trên thị trường như hiện nay là bởi chúng có độ linh hoạt rất cao khi sử dụng tuy rằng chúng không cho chất lượng tốt nhất trên một loại giấy in cụ thể nào nhưng chúng lai có thể in được trên nhiều chất liệu giấy khác nhau. Đây được coi là một ưu điểm vượt trội của máy in phun so với các loại máy in khác, chúng có thể in được trên giấy thường, giấy ảnh và thậm chí là vải. Bên cạnh đó do mực được phun ra trên giấy nên giấy sẽ không bị nóng và tránh được hiện tượng giấy in bị cong sau khi in.
Nhược điểm: Máy in phun thường hoạt động rất chậm và chất lượng bản in thì rất khác nhau. Nếu bạn phải in nhiều trang tài liệu cùng một lúc thì bạn sẽ phải chờ rất lâu, chất lượng bản in cũng tỉ lệ thuận với chất lượng giấy in. Đa số các máy in phun thường là các máy in màu (có thể kết hợp in được các bản in đen trắng). Để in ra màu sắc cần tối thiểu 3 loại mực, các màu sắc được thể hiện bằng cách pha trộn ba màu cơ bản với nhau. Chính vì chỉ có ba loại mực trộn nên chất lượng in màu của máy in phun sẽ không thể đẹp bằng những loại máy in khác. Bên cạnh đó thì các hộp mực màu của máy in phun thường được thiết kế cùng khối vì thế khi bạn in nhiều bản in thiên về một màu nào đó sẽ dẫn đến hiện tượng có một màu hết trước do đó để tiếp tục in bạn sẽ cần phải thay hộp mực mới gây nên sự lãng phí đối với các màu còn lại chưa hết. Hiện nay thì các hộp màu được tách riêng biệt và tăng số lượng các loại màu để phối trộn (nhiều hơn 3 màu - không kể đến hộp màu đen) sẽ cho bản in đẹp hơn, giảm chi phí hơn trước.
Chi phí in chính là nhược điểm lớn nhất của máy in phun, bạn có thể mua được một chiếc máy in phun với giá rất rẻ nhưng bạn sẽ phải thay mực thường xuyên và đôi khi số tiền này có thể đủ để mua một chiếc máy in khác. Không phải ngẫu nhiên mà máy in phun được cho là có chi phí trên mỗi bản in là lớn nhất. Vì mực ở dạng nước nên mực để lâu sẽ bám cứng vào đầu phun khiến lượng mực lỏng trong hộp không thể thoát ra khỏi đầu phun nữa khiến mất đi phần màu đó trên ảnh, và người dùng sẽ phải thực hiện thao tác lau đầu phun khi lâu không sử dụng, thao tác này cũng phần nào ảnh hưởng tới tuổi thọ của đầu phun.
Kết luận: Nếu bạn cần in nhiều và thường xuyên các loại tranh ảnh thì máy in phun là sự lựa chọn sáng suốt vì vấn đề giá thành mực in ở Việt Nam đã được khắc phục bằng cách chế thêm các bộ tiếp mực ngoài cho máy.
Máy in laser
Máy in laser có cách thức hoạt động khác với máy in phun, Chúng hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laser để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực (có từ tính) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được bám vào giấy, sau cùng mực sẽ được sấy khô và bám chặt vào giấy bằng lô sấy trước khi ra ngoài.
Tốc độ hoạt động nhanh và giá thành mỗi bản in tương đối thấp là những ưu điểm của máy in laser dù rằng chúng không thể in được trên nhiều chất liệu như máy in phun. Những chất liệu có thể được dùng để in cho máy in laser là chất liệu có thể chịu được nhiệt của quá trình sấy khô mực. Một ưu điểm nữa của máy in laser là chúng sử dụng loại mực khô nên bạn có thể không sử dụng máy in laser trong nhiều tháng mà chất lượng bản in vẫn không thay đổi.
Bên cạnh máy in laser còn có một loại máy in khác nữa là máy in LED (Light-Emitting Diode). Những chiếc máy in LED này sử dụng phương thức tĩnh điện cơ bản để làm mực dính vào giấy. Thay vì phải dùng hàng loạt thấu kính, gương xoay chiều và hệ thống quét phức tạp như máy in laser thì chúng hoạt động nhờ vào 1 chuỗi các diode thẳng hàng. Khi các đèn diode này phát sáng, chúng sẽ tạo ra ảnh nhiệt trên ống và tiếp nhận hình ảnh xoay chiều thông qua một dãy điểm. Hình ảnh sau đó được truyền qua nhờ mực in tới một dây chuyền trung gian hoặc trực tiếp lên giấy để tạo ra bản in.
Máy in LED là loại máy in hứa hẹn sẽ làm cho các loại máy in văn phòng nhỏ gọn hơn, ít ồn hơn, chi phí in trên loại máy in này cũng thấp hơn so với máy in laser. Dù rằng giá máy in LED có cao hơn một chút nhưng bù lại bạn sẽ có tốc độ in nhanh hơn và ít trục trặc hơn nhưng nói thế cũng không có nghĩa rằng máy in laser là dễ hỏng hơn vì chúng cũng có độ bền rất cao.
Kết luận: Nếu nhu cầu của bạn là in đen trắng và thỉnh thoảng in màu thì sẽ khó có loại máy in nào có thể đánh bại được máy in laser và máy in LED. Vấn đề của bạn là quyết định giữa LED hoặc laser.
3. Hiểu rõ các thuật ngữ của máy in
Bất kỳ một thiết bị điện tử nào cũng đi kèm với nó là một loạt thông số kỹ thuật mà nếu không hiểu rõ người mua rất có thể sẽ bị bối rối, máy in cũng không phải là ngoại lệ. Khi đi mua máy nếu không tìm hiểu kỹ các thông số bạn sẽ bị choáng ngợp hoàn toàn và mất phương hướng trong việc lựa chọn máy in. Nếu không cẩn thận trong việc xem các thông số này bạn hoàn toàn có thể rước về một chiếc máy in có chất lượng tồi. Dưới đây là những thông số quan trọng mà bạn nên xem qua khi đi mua máy in.
Độ phân giải DPI
Bạn sẽ thấy thông số DPI xuất hiện ở trên tất cả các máy in. DPI (Dots-Per-Inch) biểu thị số điểm mà máy in có thể in ra trên mỗi một inch vuông. DPI càng cao thì bản in của bạn sẽ càng sắc nét. Về cơ bản thì DPI là một thông số khá quan trọng trên mỗi loại máy in giúp bạn có thể hình dung sơ qua được về chất lượng bản in. Bạn cũng không nên đánh đồng DPI với PPI (Pixels-Per-Inch) của màn hình máy tính vì chúng hoàn toàn khác nhau. Thế nên sẽ không có gì là lạ nếu một chiếc màn hình có độ PPI thấp hơn vẫn có thể hiển thị hình ảnh sắc nét và rực rỡ hơn so với bản in trên giấy.
DPI trên máy in đã được cải thiện rất nhiều nhằm đem lại chất lượng bản in tốt hơn trên máy in. Đối với các loại máy in, chỉ số DPI vào khoảng 150 là đủ để in ra những bản in bình thường như danh sách hàng hóa hay giá tiền. Cao hơn một chút là 300 DPI giúp bạn có thể in được những hình ảnh lô gô hay văn bản sắc nét hơn. Hầu hết những máy in phun chất lượng thấp có DPI dao động từ khoảng 300-600 DPI trong khi những loại máy in phun cao cấp hơn có thể cho đến 1000 DPI. Máy in laser và máy in LED có thể cho độ DPI từ khoảng 600 đến 2000 DPI. Dẫu vậy nếu nhu cầu của bạn chỉ là in văn bản đơn giản thì bạn cũng không cần phải quan tâm quá nhiều tới thông số này làm gì vì đa số các loại máy in cũng có thể đáp ứng tốt cho nhu cầu đó.
Tốc độ in
Tốc độ in của máy in được thể hiện bằng thông số PPP (Pages-Per-Minute) là số trang in được trong mỗi phút, đôi khi bạn sẽ bắt gặp thông số CPP (Characters-Per-Minute) biểu thị cho số lượng kí tự mà máy in có thể in được trong một phút. Với loại máy in chuyên dùng để in hình ảnh, bạn sẽ bắt gặp thông số IPP (Images-Per-Minute) là số ảnh in được trong một phút. Thông thường thì máy in phun sẽ có tốc độ chậm hơn rất nhiều so với máy in laser hoặc máy in LED.
Máy in đa chức năng
Khi một loại máy in được gắn cái mác này thì ngoài chức năng là in ấn thông thường ra bạn còn có thể sử dụng nó để phô tô hay scan hoặc làm nhiều việc khác tùy thuộc vào thiết kế của nhà sản xuất. Ưu điểm của loại máy này là chúng tiết kiệm không gian và đa năng nhưng nhược điểm thì ai cũng có thể dễ nhận ra. Đó là chúng ít khi có một chức năng nào hoạt động xuất sắc, tất cả các chức năng chỉ hoạt động ở mức thường thường do nhà sản xuất đã cố nhồi nhét nhiều tính năng vào một thiết bị, chưa kể đến việc bạn sẽ gây ra sự lãng phí nếu không sử dụng hết các chức năng.
Stand-Alone Printing
Loại máy đi kèm với thông số Stand-Alone Printing hay một số tên gọi khác như Stand-Alone, Walk-Up, PC-less thì nghĩa là bạn có thể sử dụng chúng với ổ USB hay thẻ nhớ để in mà không cần phải kết nối với máy tính. Những loại máy này cho độ linh hoạt cao và tỏ ra rất hữu dụng mỗi khi bạn cần phải in tài liệu mà máy tính thì đang gặp trục trặc.
Duplexing
Đây là một thuật ngữ miêu tả chiếc máy in có khả năng in hai mặt giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian khi in mà không phải cho lại giấy vào khay để in.
Kết nối của máy in
Trước đây các loại máy in thường chỉ sử dụng hai cổng giao tiếp là parallel và serial tuy nhiên thì hiện nay các cổng giao tiếp cho máy in đã được mở rộng hơn chứ không chỉ là parallel và serial. Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp các loại máy in có giao tiếp USB rất phổ biến, một số loại máy in laser và LED có giá thành cao còn được trang bị cả cổng kết nối mạng để in qua mạng. Máy in có kết nối Wi-Fi tuy mới chỉ xuất hiện trên thị trường Việt Nam nhưng cũng đang dần dần trở nên phổ biến và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng khi mà bạn chỉ cần ngồi ở đâu đó trong nhà mà vẫn có thể in được.
Trên đây là những lưu ý giúp các bạn có thể chọn mua được những chiếc máy in ưng ý và phù hợp với mục đích sử dụng của mình mà không phải bỏ ra một số tiền quá lớn.
